Cara Mengurus Surat Tanah yang Hilang

Cara Mengurus Surat Tanah yang Hilang - Sertifikat tanah merupakan dokumen bukti kepemilikan seseorang atas suatu tanah atau alat bukti bagi pemegang hak yang sah atas tanah tersebut. Tentu saja, oleh karena itu dokumen penting ini harus Anda simpan dengan baik dan cermat, sama seperti layaknya Anda memperlakukan surat berharga Anda yang lain.

Cara Mengurus Surat Tanah yang Hilang 

Meski sudah Anda simpan dengan baik, bagaimana kalau terjadi sesuatu hal tak terduga sehingga sertifikat tanah asli yang Anda miliki hilang? Mungkin Anda bertanya-tanya apakah hak tanah yang Anda miliki tersebut juga hilang? Jawabannya tentu saja tidak, karena pada dasarnya sertifikat tanah asli yang Anda pegang tersebut hanya merupakan salinan dari buku tanah yang disimpan di Kantor Pertanahan atau Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) di wilayah tempat tanah tersebut berada. Jadi, jika sertifikat tanah itu hilang, maka Anda sebagai pemegang hak atas tanah tersebut bisa mengajukan permohonan kepada Kantor Pertanahan atau Kantor BPN yang mewilayahi tanah tersebut untuk menerbitkan sertifikat pengganti. Namun, tentu saja Anda harus mengurus penggantian sertifikat tanah yang hilang tersebut sesegera mungkin.

Pengurusan sertifikat tanah yang hilang dilakukan di Kantor BPN setempat, yang nantinya akan menerbitkan sertifikat pengganti jika semua persyaratan dan prosedur terpenuhi. Namun seperti kasus kehilangan dokumen penting lainnya, sebelum mendatangi Kantor Pertanahan, Anda harus terlebih dahulu mengajukan laporan kehilangan ke kepolisian.

Pihak yang Berhak Mengurus Kehilangan Sertifikat Tanah

Sesuai dengan Pasal 57 Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, disebutkan bahwa atas permohonan pemegang atas tanah, dapat diterbitkan sertifikat baru sebagai pengganti sertifikat yang hilang.

Yang dapat mengajukan permohonan penggantian sertifikat tanah yang hilang adalah:

1. Pemegang Hak

Permohonan sertifikat pengganti untuk sertifikat yang hilang hanya dapat dilakukan oleh pihak yang namanya tercantum sebagai pemegang hak dalam buku tanah yang bersangkutan, atau pihak lain yang merupakan penerima hak berdasarkan Akta PPAT.

2. Ahli Waris Pemegang Hak

Dalam kasus pemegang hak atas tanah sudah meninggal dunia, maka permohonan sertifikat pengganti dapat diajukan oleh ahli warisnya dengan menyertakan surat tanda bukti sebagai ahli waris, seperti yang diatur dalam Pasal 57 ayat 3 PP 24/1997. Surat tanda bukti sebagai ahli waris ini bisa berupa Akta Keterangan Hak Mewaris atau Surat Penetapan Ahli Waris atau Surat Keterangan Ahli Waris. Pengajuan oleh ahli waris ini juga harus dilengkapi dokumen pendukung yang sah lain, dalam hal ini Surat Keterangan Kematian pemegang hak.

Perlu diingat bahwa meskipun pemohon pengajuan sertifikat pengganti harus berupa pihak yang memenuhi persyaratan di atas, proses pengurusannya dapat diserahkan kepada pihak lain. Pemohon hanya dibutuhkan kehadirannya saat pengambilan sumpah di Kantor BPN. Biasanya notaris/PPAT bersedia untuk mengurus penggantian sertifikat tanah.

Prosedur Pengurusan Sertifikat Tanah Hilang

Untuk lebih jelasnya, simak langkah-langkah untuk mengurus sertifikat tanah yang hilang berikut ini:

1. Melaporkan Kehilangan Sertifikat Tanah ke Kepolisian

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah melaporkan perihal kehilangan sertifikat tanah Anda tersebut ke pihak yang  berwenang, dalam hal ini kepolisian. Di sejumlah wilayah, laporan ke Polsek sudah cukup, namun ada wilayah yang mengharuskan minimal laporan ke Polres. Saat melapor, sebutkan nomor sertifikat, lokasi tanah, dan atas nama siapa tanah tersebut.

Petugas kepolisian akan memeriksa kelengkapan berkas laporan. Biasanya petugas akan meminta surat pengantar dari kelurahan setempat sebagai dasar laporan. Pihak kepolisian juga mungkin mensyaratkan agar kehilangan sertifikat tersebut diumumkan di media cetak nasional. Tapi langkah pemasangan pengumuman ini biasanya dilakukan oleh Kantor BPN, atas biaya pemohon.

Setelah itu akan dikeluarkan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) yang nantinya dibawa ke Kantor BPN.

2. Pemblokiran Sertifikat Tanah

Jika terdapat jeda waktu yang cukup lama antara kejadian hilangnya sertifikat tanah dengan keluarnya BAP sebagai dasar pemblokiran sertifikat, misalnya lebih dari 1 bulan, hal ini dapat diatasi dengan langsung mengirimkan surat permohonan pemblokiran sertifikat tanah ke Kantor BPN pada saat sertifikat diketahui hilang dengan menceritakan kronologi kejadian.

Untuk memblokir sertifikat tanah, juga diperlukan dokumen seperti fotokopi sertifikat tanah yang dimaksud serta identitas pemilik sertifikat untuk melengkapi surat blokir yang ditujukan kepada Kepala Kantor Pertanahan.

Setelah surat blokir sudah diterima pihak BPN dan sudah dicatatkan di buku tanah, maka sertifikat tanah Anda pun sudah aman, tidak ada pihak lain yang dapat melakukan proses apa pun terhadap tanah Anda hingga ada permohonan sertifikat pengganti.

3. Mengurus Penggantian Sertifikat Tanah ke Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN)

Setelah membuat Surat Keterangan Kehilangan Sertifikat Tanah di Kantor Polisi, Anda dapat mengajukan permohonan pembuatan sertifikat pengganti di Kantor BPN.

4. Mengisi Formulir Permohonan

Setelah semua langkah di atas selesai dilakukan, prosedur selanjutnya adalah mengajukan permohonan untuk membuat sertifikat pengganti atas sertifikat tanah yang hilang tersebut. Kantor BPN menyediakan formulir permohonan yang harus diisi dan ditandatangani pemohon atau kuasanya di atas materai yang cukup.

5. Pemohon Melengkapi Berkas Permohonan Penggantian Sertifikat

Berkas permohonan penggantian sertifikat ini meliputi:

• Kartu Tanda Penduduk (KTP) asli dan fotokopi
• Kartu Keluarga (KK) asli dan fotokopi
• Fotokopi Sertifikat Tanah yang dimaksud (jika ada)
• Fotokopi bukti pelunasan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) tahun terakhir
• Surat Kehilangan dan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) kehilangan sertifikat tanah dari kepolisian
• Surat Kuasa apabila dikuasakan kepada pihak lain.

6. Pemeriksaan Keabsahan

Sebelum menerbitkan sertifikat pengganti, Kantor BPN terlebih dahulu akan melakukan pemeriksaan keabsahan dari Anda sebagai pihak yang mengajukan permohonan dengan cara meneliti dokumen-dokumen pendukung yang dilampirkan.

7. Pengambilan Sumpah

Pihak BPN akan mengambil sumpah pemilik sertifikat di hadapan Kepala Kantor Pertanahan dan rohaniwan sesuai agama yang bersangkutan. Kemudian akan dibuatkan berita acara sumpahnya.

8. Pengumuman di Media Cetak

Pihak BPN akan mengumumkan berita acara pengambilan sumpah kehilangan sertifikat tanah tersebut di media cetak, atas biaya pemohon. Maksudnya agar memberi waktu andaikata ada pihak-pihak yang merasa keberatan dengan proses penggantian sertifikat tanah tersebut, atau ada sanggahan/gugatan dari pihak lain.

9. Pengukuran Ulang Tanah

Petugas BPN akan melakukan pengukuran ulang ke lokasi tanah yang dimaksud apabila terjadi perubahan surat ukur lama dengan kondisi fisik tanah dan bangunan sekarang.

10. Penerbitan Sertifikat Pengganti

Apabila dalam jangka waktu satu bulan atau 30 hari sejak pemasangan pengumuman di media cetak tidak ada pihak yang mengajukan keberatan atas pembuatan sertifikat pengganti, atau ada pihak yang mengajukan keberatan namun keberatannya terbukti tidak beralasan atau tidak mendasar, maka Kantor BPN akan menerbitkan sertifikat pengganti.

Waktu Proses Pengurusan

Waktu yang diperlukan untuk proses pengurusan sertifikat pengganti yang hilang, jika semua lancar, adalah kurang-lebih dua sampai tiga bulan setelah pengajuan permohonan. Agak lama memang, tapi hal ini bisa dimengerti karena memang pengurusan masalah tanah ini tidak bisa sembarangan. Dan banyak proses yang mesti dilalui untuk menyelesaikannya.

Proses Mudah, Tidak Perlu Panik

Demikianlah cara mengurus sertifikat tanah jika suatu saat hilang. Sertifikat tanah yang hilang tersebut dapat diajukan penggantiannya ke Kantor BPN yang mewilayahi tanah tersebut. Meski memakan waktu yang cukup lama, namun prosesnya cukup mudah. Anda hanya perlu sedikit bersabar dalam menjalani proses tersebut.

Selain itu, perlu diketahui bahwa sertifikat tanah Anda yang hilang tidak dapat dimanfaatkan oleh orang lain, jadi tidak ada alasan untuk panik karena kemungkinan sesuatu akan terjadi terhadap hak Anda atas tanah tersebut. Proses apa pun yang dilakukan terhadap sertifikat tanah, apakah itu menjaminkan, menjual, maupun proses lainnya tidak dapat dilakukan kecuali oleh orang yang namanya tercantum di sertifikat tanah tersebut.

Semoga penjelasan tentang cara mengurus sertifikat tanah yang hilang di atas berguna dan dapat membantu Anda.